Is het een informatievraag of een boekingsaanvraag?

Een geïnteresseerde kan op 2 manieren contact met u opnemen:

- Via het contactformulier in uw advertentie. Dit kan hij doen als hij meer informatie wil voordat hij gaat boeken. Hij heeft dan nog niet geboekt. U kunt dit zien in de onderwerpregel van de e-mail. 

- Via het boekingsformulier. De geïnteresseerde vraagt direct een boeking aan, en ons boekingssysteem wordt gestart. U moet dan de boeking binnen 48 uur aanbieden.

Soms leidt een informatievraag en uw antwoord daarop tot een akkoord over een boeking. Dan moet de gast nog boeken! Hij kan dit doen door op de rode knop “boeking aanvragen” in uw advertentie te klikken. Alleen op die manier wordt het boekingsproces in gang gezet. Maak uw gast-in-spe daarop eventueel attent.

Ik krijg een boekingsaanvraag, wat te doen?

• U krijgt een boekingsaanvraag via de e-mail. In het onderwerp staat dat het een boekingsaanvraag is. U moet deze boeking binnen 48 uur aanbieden of annuleren.
• Klik op de link in de e-mail over de boekingsaanvraag (het kan zijn dat u nog even moet inloggen)
• In de boeking ziet u een overzicht met alle relevante informatie. Bij ‘kosten van de boeking’ ziet u een pro-forma factuur voor uw gast. Op dit moment, dus voordat u de boeking aanbiedt, kunt u hier nog extra kosten of kortingen aan toevoegen. U kunt dat doen door te klikken op het + teken. Er opent zich een nieuwe regel die u kunt invullen. Klikt u daarna naast het formulier, dan wordt het bedrag opgenomen in de factuur. Vergeet bij korting niet om een - (min) toe te voegen aan het bedrag van de korting, om de aftreksom mogelijk te maken. 

• Als u klaar bent met de invoer kunt u op de knop rechts:  ‘Boeking aanbieden’ klikken.
• U gaat dan naar de verzendpagina waar u nog opmerkingen kunt toevoegen aan de boeking, zoals 'welkom', maar ook dingen als 's.v.p. niet roken in het huis'.
• U klikt tenslotte nogmaals op de knop “Boeking aanbieden”.
  Op dat moment gaat er een e-mail naar uw gast en wordt de gevraagde periode in uw kalender geblokkeerd. De gast heeft nu 48 uur de tijd om de boeking te bevestigen door een aanbetaling (30%) te doen. Gites zal de gast herinneren aan volgende termijn(en).
• U kunt het kostenoverzicht en de status van de boeking altijd controleren in de beheeromgeving.

Wij betalen de huursom min commissie (+BTW) aan u uit 2 werkdagen na aankomst van uw gast, op voorwaarde dat deze normaal toegang heeft tot het gehuurde. 

Wat te doen….

• Zorg dat uw beschikbaarheid klopt en dat de tarieven correct zijn ingevoerd; een boeking kan namelijk alleen worden aangevraagd als de periode beschikbaar is en een prijs voor de gevraagde periode kan worden uitgerekend (zie tarieven). Als u reserveringen krijgt via andere kanalen, is het zaak deze zo snel mogelijk te verwerken in de kalender.
• Reageer zo snel mogelijk op informatievragen en boekingen. Boekingen kunt u alleen aanbieden via de link die naar de beheeromgeving van uw advertenties leidt.
• Het is mogelijk dat u meer dan één boeking voor dezelfde periode krijgt. In dat geval is het nodig dat u de boekingsaanvraag die u niet kunt honoreren annuleert. Doe dit altijd met een goede omschrijving om frustratie bij de gast te voorkomen (uw huis was immers beschikbaar en te boeken). Let op: het is vanaf 01-02-2020 in bepaalde gevallen mogelijk dat u een factuur van € 30 ex BTW ontvangt voor een niet-gehonoreerde boekingsaanvraag.)*
• Controleer of de boekingsaanvraag compleet is en voeg eventueel extra kosten of kortingen toe VOORDAT u de boeking aanbiedt. Als de boeking eenmaal is aangeboden kan dat niet meer worden veranderd. Controleer ook of de toeristenbelasting is opgenomen in de boeking. Is dat niet zo, neem dan even contact op met Gites.

En wat niet te doen…

• Als u een boekingsverzoek krijgt is het belangrijk dat u niet de kalender blokkeert voor deze periode. Om een boeking te kunnen aanbieden moet de periode vrij zijn.
• Laat een boeking niet verlopen, maar reageer altijd. Als u weet dat u de boeking niet kunt honoreren, annuleer deze dan. Dat voorkomt dat wij u moeten herinneren en eventueel moeten bellen (en u een factuur van € 30 sturen).
• Een boekingsaanvraag bevestigen alleen per mail (uw inbox) werkt niet. De gast weet dan weliswaar dat u akkoord bent, maar het systeem kan het niet verwerken. Bevestig of annuleer een boeking altijd via de beheeromgeving van de boeking (Boekingen in uw account). Vraag de gast indien nodig om in uw advertentie de boeking nog te doen.
• Gites is verplicht toeristenbelasting te innen en af te dragen aan de lokale overheid. Doe dit dus niet zelf!

)* Wanneer wordt een niet-geplaatste boekingsaanvraag extra in rekening gebracht?

• Als de host helemaal niet reageert op een boekingsaanvraag en een boeking dus verloopt.
• Als de host een boekingsaanvraag afwijst op basis van niet-kloppende informatie in de advertentie (beschikbaarheid, tarieven etc).
• Als een boekingsaanvraag wordt aangeboden met duidelijk andere voorwaarden dan in de advertentie, waardoor de aangeboden boeking wordt afgewezen door de gast.
• In alle gevallen waarin de afhandeling van de boekingsaanvraag niet verloopt conform de normale en correcte wijze van communiceren en dit leidt tot afwijzing van het aanbod door de gast.